Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Первичные документы бухгалтерского оформления

Что это такое?

Какие документы считаются первичными? Те, что регистрируют определённый набор уже совершённых хозяйственных действий.

ПБУ – обязательный элемент, необходимый для управления предприятием.

Суть явления

На основании вышесказанного можно сделать вывод: первичные документы бухгалтерского учёта – задокументированное подтверждение факта организованных сделок, которые имеют непосредственное отношение к хоздеятельности учреждения и поспособствовали наступлению некоего экономического эффекта.

Законодательная база

Всё, что имеет отношение к “первичке”, регулируется Федеральным законом №402 “О бухгалтерском учете” от 06 декабря 2011 года.

Что в нём обозначено в частности? Например, нормативный акт определяет, что справочные данные необходимы при сотрудничестве с налоговыми службами – для освидетельствования корректности расчётов. Это залог отсутствия у сотрудников ФНС замечаний и претензий в связи с процедурой определения базы налогообложения.

Примечание 1. Закон не закрепил конкретных форм для ДПБУ. Здесь у компаний-хозсубъектов есть свобода действий. С порядком оформления документации все определяются в соответствии со своим внутренним регламентом.

Временные регламенты

Ныне действующие регламенты обязывают хранить документы ПБУ на протяжении пяти лет. Пока не истёк данный период, налоговики в любой момент могут запросить бумаги для последующих изучения и проверки.

Примечание 2. Бывает, что первичный бухучёт привлекается в статусе доказательств во время каких-либо судебных процессов. По этой причине важно сохранить документы хотя бы на 5 лет – это предупредит возникновение нехороших ситуаций или, как минимум, подготовит к ним.

Подробнее о сроках читайте ниже (под соответствующим заголовком).

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

  1. Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
  2. Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
  3. Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
  4. Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
  5. Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
  6. Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
  7. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

  1. По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
  2. По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
  3. По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
  4. По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.